Lo smart working, ovvero la possibilità di svolgere le mansioni di lavoro direttamente dallo studio di casa, sta prendendo sempre più piede nel nostro Paese. Riuscire a ritagliare un’area ad hoc nell’ambito domestico da dedicare alla professione non è sempre facile, soprattutto quando gli spazi sono ridotti. Ecco perché è importante cercare di allestire una stanza – o almeno una postazione separata da altri ambienti, con pareti a scomparsa o composizioni a tema – che sia confortevole e pratica, oltre che affidabile e ben connessa in Rete. Un angolo personalissimo dove lavorare e concentrarsi, studiare e accogliere ospiti o clienti: le fasi della progettazione rivestono un’importanza cruciale, in particolare quelle che riguardano l’illuminazione (spesso sottovalutata). Quest’ultima risulterà maggiormente performante se sarà di tipo diretto, in modo da porre l’accento su progetti e focalizzare l’attenzione su obiettivi visuali mirati. Le lampade da tavolo e i faretti direzionabili rappresentano l’Abc della concentrazione in ambito di smart working, assieme a un corretto accesso della luce naturale all’interno della stanza: bisogna fare in modo che l’atmosfera sia sempre uniforme e armonica.
L’importanza di corretti spazi di lavoro e della connessione internet
Abbiamo accennato al fatto che non sempre è possibile dedicare una stanza intera del proprio appartamento all’attività di lavoro, è sempre bene però individuare i corretti spazi da destinare allo scopo visto che bisogna avere modo di muoversi spesso e in modo pratico. Un consiglio? Cercate di ritagliare sempre un’area di almeno una decina di metri quadrati. Distinguete il contesto privato da quello professionale, posizionando un confine fisico (divisori ma anche piante e scaffalature) tra i due ambiti. E’ poi importante la presenza di finestre e la loro posizione: per evitare di restare abbagliati o di ricevere fastidiosi riflessi sullo schermo l’apertura dovrebbe stare frontalmente alla postazione. Assicuratevi soprattutto di avere sempre il migliore accesso alla Rete, effettuando un internet speed test che servirà a comprendere – in tempo reale – quale sia la velocità della propria connessione sia in merito al download che all’upload. Ricordate sempre che si tratta di un programma che mira a indagare il livello di reale performance della linea e che occorre lanciarlo assicurandosi di non avere in esecuzione nello stesso momento altre applicazioni. Per poter dire che la postazione di smart working è correttamente attrezzata, questa deve comprendere anche hardware e software, così come i tools per la comunicazione coi colleghi e un facile accesso al server dell’azienda. Bisogna prestare molta attenzione alle possibili minacce e agli aspetti di cyber security, dal momento che la maggior parte dei dati aziendali sono di tipo sensibile. Il consiglio è quello di utilizzare una VPN (Virtual private network) per accedere in via sicura.
Ottimizzare la disposizione degli arredi e dei dispositivi
L’aspetto ergonomico si lega anch’esso a doppio filo alle fasi di allestimento della perfetta postazione di smart working: al centro si pone sempre la persona, il rispetto della sua salute fisica e del complessivo benessere. Lavorare in condizioni ottimali consente un surplus di produttività, lontano da errori e distrazioni. Tra i principali aspetti sui quali focalizzare l’attenzione ci sono strumenti come sedia e scrivania, ma anche il controllo del rumore (esterno e interno) e la facilità di utilizzo dei programmi sono importanti. Per quanto riguarda la seduta, assicuratevi di avere sempre i piedi ben saldi a terra e paralleli (evitate di passare le ore con le gambe accavallate, per una migliore circolazione) e se necessario posizionate un poggia-piedi. Le spalle devono essere ben dritte e aderenti allo schienale, mentre le mani e i gomiti dovranno stare al medesimo livello di mouse e tastiera. Posizionare i dispositivi distanti tra loro (stampante, scanner e fotocopiatrice ma anche scaffali e cassettiere) sarà un incentivo ad alzarsi: il movimento costante è essenziale. I muscoli e le articolazioni ringrazieranno, inoltre potrete prevenire la tensione o l’irrigidimento portato dalla sedentarietà. La distanza dallo schermo? Almeno una cinquantina di centimetri, valutando di utilizzare degli occhiali anti luce blu. Quando vi preparerete a completare l’allestimento dello spazio per smart working, dovrete fare attenzione a scongiurare tutti i possibili pericoli. Per esempio quelli legati alla presenza eccessiva di cavi, che devono essere raccolti per evitare di inciampare e cadere. Riuscire a fare un po’ di movimento sul posto di lavoro è possibile, con alcuni accorgimenti. Per esempio sfruttare la scrivania regolabile in altezza, passando del tempo in piedi alternandolo alle fasi ‘da seduti’.